När en rapport skickats in hamnar den automatiskt hos projektadministratören för hantering. Som projektadministratör ansvarar du för att bedöma, vidta åtgärder och avsluta rapporten korrekt.
Steg 1 – Bedöm rapporten
Läs igenom rapporten.
Avgör om den kräver en åtgärd eller om det räcker att dokumentera och avsluta direkt.
Du gör detta genom att svara Ja eller Nej på frågan ”Krävs åtgärd?”.
Steg 2 – Skapa åtgärder (vid behov)
Om rapporten kräver åtgärder:
Öppna rapporten.
Under Åtgärder, välj Ja.
Fyll i:
Plats (kan markeras på ritning om funktionen är aktiverad).
Beskrivning av åtgärden.
Risknivå.
Förfallodag och tid.
Ansvarig person.
Bilder och planritningsmarkeringar: Om den som rapporterade har bifogat bilder eller markerat plats på ritning i ursprungsrapporten, följer detta automatiskt med i åtgärden.
Klicka på Spara.
Lägg till fler åtgärder vid behov.
Steg 3 – Uppföljning och formulär
Om du valt Ja och skapat åtgärder → uppföljning krävs när åtgärden är utförd.
Om du valt Nej (ingen åtgärd krävs) → tänk på att det i vissa fall ändå kan finnas uppföljningsformulär som måste fyllas i, till exempel:
Uppföljning av olycka
Personskador från olycka
👉 Dessa formulär är en del av projektets rapportflöde och måste genomföras innan rapporten kan avslutas.
Steg 4 – Avsluta rapport
Kontrollera att:
Alla åtgärder är utförda (om åtgärder skapats).
Eventuella uppföljningsformulär är ifyllda (även om åtgärd = Nej).
Klicka på Avsluta rapport.
Rapporten flyttas nu från status ”Under hantering” till ”Avslutad”.
👉 Viktigt: Att svara Nej på frågan om åtgärd innebär inte alltid att du kan avsluta direkt – systemet kan ändå kräva uppföljning.